Ein Praxisbeispiel, wie ein Raum die Kommunikation beeinflussen kann.
Die heutige Arbeitswelt ist geprägt von schneller Kommunikation, die überall und mit vielen technischen Geräten möglich ist. Wir können uns gegenübersitzen, miteinander telefonieren oder per Video-Chat weltweit in Kontakt treten. Das Sprechen ist zwar ein wesentlicher Bestandteil der Kommunikation, aber damit allein ist es nicht getan. Wir machen uns Gedanken darüber, wie wir unsere Besprechungen gestalten wollen, wer teilnehmen soll, wo sie stattfinden und welche Infrastruktur dafür benötigt wird.
Eine gute Besprechung ist viel mehr als nur eine Unterhaltung. Sie beinhaltet das aktive Zuhören, die Aufmerksamkeit und die Fähigkeit, das Gesagte zu verstehen und bei Problemen Lösungsansätze zu finden. Im Team werden Informationen ausgetauscht, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Um aktiv dabei zu sein, ist es von Bedeutung, die Sichtweise anderer zu berücksichtigen und ergebnisorientiert zu handeln. Dies alles sind Faktoren, die zum Erfolg am Arbeitsplatz beitragen. Es ist daher nicht überraschend, dass Kommunikation und Zusammenarbeit miteinander verbunden sind.
Kollaboration bedeutet Zusammenarbeit auf allen Ebenen. Man verlässt die Komfortzone der eigenen Arbeitsabläufe und lässt sich auf einen gemeinsamen Weg ein, der das übergeordnete Ziel erreichen soll. Hierarchie- und Bereichsgrenzen werden aufgeweicht, alle beteiligen sich daran, ein gemeinsames Resultat zu erzeugen.
Eine gute Voraussetzung für eine produktive Kommunikation und Kollaboration ist die richtige Wahl des Raumes, der entsprechend gestaltet sein sollte. Überlassen Sie dies nicht dem Zufall, sondern entscheiden Sie selbst, ob alle Belange abgedeckt werden und ein Meeting inspirierend und produktiv abgehalten werden kann. Gibt es kreative Team-Meetings, die Platz benötigen? Können mehrere kleine Gruppen in einem Bereich debattieren? Lieber im Stehen oder im Sitzen? Welche IT-Infrastruktur wird benötigt? Alles Anforderungen, die bei guter Planung umsetzbar sind und den Nutzern einen Mehrwert an Flexibilität garantieren.
Die Harzwasserwerke GmbH hat in der neuen Unternehmenszentrale einen Bereich geschaffen, der die kollaborative Kommunikation fördern soll und eine optimale Infrastruktur dafür bietet. In der sogenannten „BIM-Area“ gibt es auf offenen 25m² die Möglichkeit, bestmöglich zusammenzuarbeiten. Der Raum ist so gestaltet, dass er flexibel den jeweiligen Besprechungssituationen angepasst werden kann.
Eine Bereichsrunde mit 35 Personen abzuhalten, virtuell mittels Virtual-Reality-Headset (VR) in ein Bauwerk einzusteigen oder ein Telemeeting zu veranstalten - alles kein Problem. Ein rollbarer, höhenverstellbarer Tisch lädt zu einem kleinen Stehtreffen ein. Falls es länger dauert als geplant, ist es möglich, Falthocker rasch in Sitzposition zu bringen.
Auch die Digitalisierung kommt nicht zu kurz. Zur Verfügung stehen zwei Smart TV`s mit einer Größe von 75“, die an den Wänden angebracht sind und per Touchscreen bedient werden können. Präsentationen, Programm-Anwendungen, Tabellen oder Berichte werden per ClickShare vom Laptop/Tablet kabellos auf die Bildschirme übertragen. Ein Telemeeting kann ebenfalls mit kurzen Arbeitsschritten problemlos erzeugt werden.
In Zeiten der virtuellen Möglichkeiten wurde auch daran gedacht, mithilfe von zwei hochleistungsstarken PC`s in die simulierte Welt abzutauchen. Jeder PC steuert ein eigenes VR-Headset an, das einem die Chance gibt, ein raumechtes Gefühl für die Anlagen zu erlangen. Auf 2.70 m Höhe sind in den Ecken zwei Basisstationen installiert worden, die durch einen Laser eine virtuelle Bewegungsfläche generieren. Mit Hilfe von zwei VR-Controllern je Headset, die man in den Händen hält, werden 3D-Modelle der Anlagen erlebbar gemacht und realitätsnah dargestellt.
Es können Positionen und Perspektiven eingenommen werden, die bei einer Begehung der Anlage vor Ort nicht gegeben sind. Die Besprechungsteilnehmer sind „live“ dabei und können auf den Smart TV’s die Begehung verfolgen und sich lösungsorientiert beraten. Gerade bei nicht technisch versierten Personen kommt die VR-Technik sehr gut an. Möchte man Kolleginnen und Kollegen aus der kaufmännischen Abteilung ein Verständnis für die bauliche Anlage geben, wird die visuelle Erfahrung durch den begehbaren Raum zum „Gamechanger“.
Mehrere Teilnehmer:innen aus den Bereichen Planung und Betrieb für ein neues Projekt zu begeistern ist in einer geräumigen, lockeren Atmosphäre einfacher als in einem Besprechungsraum, in dem alle an einem langen Tisch sitzen. Ist ein 3D-Modell der baulichen Anlage vorhanden, kann es mittels der VR-Anlage begehbar gemacht werden und somit zum besseren Projektstart beitragen. Gibt es Teilnehmer:innen, die zur Zeit nicht im Haus sind, dann werden diese mithilfe des Telemeetings hinzugeschaltet. Alles ist möglich, die Flexibilität kennt keine Grenzen.
Fazit
Die optimale Umgebung für eine kollaborative Kommunikation hat viele Vorteile, darunter die Steigerung der Produktivität, die Verbesserung der Problemlösung und die Erschließung neuer Kreativitätsebenen. Jetzt liegt es an jedem einzelnen, die eigene Rolle im Gesamtbild zu finden, um die Effektivität zu steigern und ein Teil der Kollaboration zu sein. Seien Sie mutig und tauschen Sie Ideen offen aus, dazu lädt die „BIM-Area“ gerade zu ein. Nicht selten kommen während eines Meetings Kollegen vorbei, die später interessiert nachfragen, um welche Anlage es sich auf den Bildschirmen gehandelt hat. Man wird durch die offene Raumgestaltung im Unternehmen sichtbarer und fördert den bereichsübergreifenden Informationsaustausch.
Gibt es mal etwas zu feiern, einen gelungenen Projektabschluss zum Beispiel, dann ist die „BIM-Area“ für eine „Stehparty“ bereit.