Flottenmanagementsoftware vereint die Erfüllung aller rechtlichen Anforderungen an eine Fahrzeugflotte und bietet eine digitale Unterstützung der Fuhrparkverwaltung
Die heutigen Anforderungen, effiziente Fahrzeugflotten zu betreiben und gleichzeitig alle rechtlichen Bedingungen zu erfüllen, führen in vielen Unternehmen zu Herausforderungen. Die Harzwasserwerke haben genau dies mithilfe einer digitalen Fahrzeug- und Fuhrparkverwaltung erreicht.
Rahmenbedingungen
Die Harzwasserwerke sind mit ihren rund 20 Betriebsstellen in Niedersachsen dezentral aufgestellt. Das Verbundsystem reicht von der Unternehmenszentrale in Hildesheim über die Talsperren im Harz und Wasserwerke bis kurz vor Bremen. Die Fahrzeugflotte umfasst 90 Fahrzeuge.
Im Jahr 2020 stand das Unternehmen vor der Frage, wie die rechtlichen Bedingungen wie Führerscheinkontrolle und Fahrtenbuchpflicht digital erfüllt werden können. Hinzu kam die Umstrukturierung der abteilungszugeordneten Fahrzeuge in einen Fahrzeugpool, wodurch die Auslastung der Fahrzeuge erhöht werden sollte. Ein wichtiger Baustein für diesen Schritt erforderte eine Buchungsplattform, um eine Übersicht der verfügbaren Fahrzeuge für alle Mitarbeitenden zu erhalten.
Software für das Flottenmanagement bietet die Lösung
Um diese Themen zu verbinden, führten die Harzwasserwerke eine Flottenmanagementsoftware (FMS) ein.
Für die Umsetzung sind in allen Flottenfahrzeugen Log Boxen verbaut, die die Fahrzeugnutzung nur mit einer Identifizierung der Mitarbeitenden über ein Führerscheinlabel ermöglichen. Diese Identifizierung stellt gleichzeitig eine Führerscheinkontrolle der Mitarbeitenden vor Fahrtantritt sicher, wodurch die rechtlichen Anforderungen zur regelmäßigen Kontrolle erfüllt werden.
Um die steuerrechtlichen Anforderungen eines Fahrtenbuchs zu erfüllen, erfasst die verbaute Log Box Start- und Ankunftsdaten der Flottenfahrzeuge und ordnet diese dem jeweiligen Mitarbeitenden zu. Die Daten sind im Anschluss von den Mitarbeitenden in einem festgelegten Zeitraum zu vervollständigen. Ein automatisiertes Benachrichtigungstool (Eskalationsmanagement) in der FMS unterstützt die Führungskräfte sowie das Fuhrpark-Team bei der Nachverfolgung der erforderlichen Daten.
Mit der Einführung eines Fahrzeugpools an dem Unternehmenssitz in Hildesheim sollte eine bessere Auslastung der Fahrzeuge vor Ort erreicht werden. Für diese Flottenfahrzeuge ist nun ein Buchungskalender in der FMS integriert. Mitarbeitende erhalten durch eine Buchungsanfrage Vorschläge für verfügbare Fahrzeuge im angefragten Zeitraum. Dies ermöglicht eine optimale Auslastung von mehreren Mitarbeitenden auf einem Fahrzeug.
Die Fahrzeugschlüssel sind in einem elektronischen Schlüsselschrank für Mitarbeitende nach Authentifizierung zugänglich. Eine manuelle Schlüsselverwaltung ist nicht mehr erforderlich.
Zudem ist es dem Fuhrpark-Team anhand des Buchungskalenders möglich, übergeordnet Buchungen zu verschieben oder Fahrzeuge aufgrund von Werkstattaufenthalten für Buchungen zu sperren. Dies erleichtert die Koordinierung und Übersicht der einzelnen Fahrzeugtermine.
Die FMS bietet eine digitale Fahrzeugakte, in der sowohl die technischen Daten der Fahrzeuge wie auch die erforderlichen Prüfintervalle wie Hauptuntersuchung oder DGUV 70 mit einem Erinnerungstool hinterlegt sind.
Ein großer Vorteil, der sich für die Harzwasserwerke durch die FMS ergibt, ist die Ermittlung und Analyse der Fahrzeugauslastung. Die Ergebnisse ermöglichen es, die Fahrzeugflotte der einzelnen Standorte an die aktuellen Bedingungen effizient anzupassen.
Benefits der eingeführten FMS auf einen Blick und Ausblick
Die Flottenmanagementsoftware ermöglicht den Harzwasserwerken eine digitale Lösung sowohl für die rechtlichen Anforderungen wie Führerscheinkontrolle und Fahrtenbuch als auch eine
Zukünftig sollen weitere Themen wie Schadensmanagement- und Leasingdokumentation in die vorhandene Flottenmanagementsoftware intergiert werden.